Нужно ли оформлять доп график отпусков при вновь принятом сотруднике

В каких случаях и как по закону внести изменения в график отпусков – варианты и внесения корректировок в форму т-7

> Персонал > Отпуск > В каких случаях и как по закону внести изменения в график отпусков – варианты и внесения корректировок в форму т-7

График отпусков – это документ, составляемый организациями работодателями с целью распределения времени отдыха персонала в течение следующего года.

Документ утверждается приказом и является строго обязательным к соблюдению всеми сторонами трудовых отношений. Что делать, если в течение года необходимо внести какие-либо изменения, возможно ли корректировать форму Т-7?

Когда составляется форма Т-7?

Статья 123 ТК РФ требует составления графика отпусков за 2 недели до начала года, на который происходит распределение.

Как правило, документ формируется с использованием типового бланка Т-7, в котором отражается, когда и какой длительности будет ежегодный оплачиваемый отдых в следующем году у каждого сотрудника организации.

График утверждается приказом директора, а потому обязателен для исполнения. Работник обязан идти отдыхать в то время, которое для него предусмотрено, а работодатель должен заранее предупреждать сотрудника о начале отпуска.

Можно ли внести корректировки после его утверждения?

Несмотря на то, что график утвержден руководителем и обязателен для всех, в него при необходимости можно вносить изменения после утверждения.

Более того в бланке Т-7 предусмотрена отдельная графа, где можно отразить перенесенные даты отпусков.

Главное при внесении изменений – это правильно задокументировать процесс. То есть чтобы внести новые даты начала и окончания отпуска или его продолжительности, нужно иметь обосновывающие документы.

Инициатива по корректировки исходного документа может исходить как от работника, так и от работодателя.

По инициативе работодателя

Основания для внесения изменений в график отпуск по инициативе работодателя:

• прием на работу нового сотрудника;
• производственная необходимость, под которой понимается обширный круг причин.

Изменить действующий график после его утверждения работодатель может по своей инициативе, но необходимо уведомить об этом работника, объяснить ему причину, убедить в необходимости переноса отпуска, получить его согласие в письменном виде.

Указанный выше порядок предусмотрен для случаев, когда причиной внесения изменений в порядок ухода в ежегодный отпуск выступают внутренние обстоятельства в организации, связанные с рабочим процессом, а сами корректировки касаются работников, отраженных в графике.

Под понятием «производственная необходимость» может подразумеваться любая причина, связанная с деятельностью организации:

• внеплановая проверка деятельности – в этом случае возможен перенос отпуска бухгалтеров, ответственных, руководящих лиц;
• срочное задание, которое может выполнить только конкретный работник;
• болезнь человека, которого необходимо временно заместить, или иные причины отсутствия;
• незапланированные командировки, которые невозможно перенести на другой срок;
• большой заказ, который нужно срочно выполнить во избежание проблем с заказчиком;
• реорганизация компании и т.д.

Обособленно стоит процедура изменения формы Т-7 при приеме нового сотрудника. В этой ситуации получать согласие работника не нужно, при желании работодатель может по собственной инициативе либо изменить действующий документ, либо предоставить работнику отпуск без внесения сведений о нем в текущий график отпуск. Данная ситуация подробнее рассмотрена ниже.

Уведомление должно содержать причины необходимости изменений и сроки, на которые планируется перенести отпускное время. Работник вправе согласиться или отказаться.

В первом случае составляется приказ о переносе отпуска и внесении изменений в действующий график Т-7.

По желанию работника

Наиболее частые причины изменений по инициативе работника:

1. перенос в связи с болезнью;
2. семейные непредвиденные обстоятельства, под которые может попадать широкий круг причин;
3. отсутствие уведомления о начале отпуска от работодателя;
4. невыплата в срок отпускных.

При этом две последние причины являются особо уважительными, так как они означают нарушение руководством трудовых обязанностей. Право перенести отпуск в отпуск в этих случаяхе закреплено за сотрудником ТК РФ.

Что касается изменений в предоставлении отпуска в связи с болезнью или по иным семейным обстоятельствам, то такое решение принимается по согласованию с работодателем.

О своем намерении изменить время ухода в ежегодный отпуск работник должен сообщить письменно в виде заявления. В нем указываются причины изменений и даты, на которые работник хочет перенести даты отдыха.

Примеры отражения изменений в бланке Т-7

Корректировать график отпуск нужно правильно. Существует два способа внести в него изменения:

1. На основании приказа в действующей форме Т-7 указать новые даты ухода в отпуск.
2. Составить дополнение к существующему документу в виде графика, в котором будут отражены только данные, в отношении которых вносятся изменения.

Вносить корректировки в действующий график после его утверждения можно в том случае, если изменения не массовые, а работник, в отношении которого вносятся сведения, уже внесен в форму Т-7.

Создавать отдельное дополнение к графику можно в случае, если внесение изменений связано с приемом нового сотрудника, фамилии которого нет в текущем документе.

Чтобы правильно изменить график Т-7, нужно заполнить 3 графы:

• 8 – приводятся реквизиты документа, который служит основанием для корректировки данных;
• 9 – обновленная дата начала ежегодного отпуска;
• 10 – поясняющая информация.

Конкретные примеры изменения графика отпусков после его утверждения руководителем в различных ситуациях можно посмотреть ниже.

Как правильно оформить при переносе в связи с больничным?

Часто причиной переноса выступает больничный работника. Он может начаться до начала отпуска или во время него.

В случае продления никаких изменений в график Т-7 не вносится, отдых продляется автоматически на основании листка временной нетрудоспособности. Никаких дополнительных документов не нужно.

Если же по инициативе работника или работодателя нужно перенести отпуск, то необходимо заявление от работника и приказ от работодателя. На основании этих документов в график вносятся изменения в следующем порядке:

При приеме нового сотрудника

Факт принятия на работу нового работника не обязывает работодателя вносить сведения о предоставлении ему отпуска в график. В трудовом кодексе не содержится указания на обязательное выполнение данного действия.

На практике мнение разделяется: часть работодателей создает дополнение к существующему графику, в котором прописывает, когда вновь принятых сотрудник пойдет отдыхать, другая часть предоставляет отпускное время на основании заявления.

По сути оба вариант имеют право на существование.

Если компания желает документально запланировать день начала отпуска нового сотрудника, то по аналогичной форме Т-7 составляется дополнение к графику. Его отличие только в том, что будет стоять пометка «дополнение» с указанием той формы, которую он дополняет.

Пример заполнения дополнения к графику:

При производственной необходимости

Не имеет значение, какая именно причина кроется под понятием «производственная необходимость». Если работодатель предложил работнику перенести время его отдыха, и последний согласился, то необходимо внести изменения в утвержденный график отпусков.

Изменения вносятся также в графы 8-10.

Образец заполнения графика с учетом изменений:

При досрочном отзыве

Возможна ситуация, при которой появляется необходимость переноса отпуска не заранее, а в момент нахождения работника в нем. В этом случае с письменного согласия сотрудника оформляется приказ о досрочном отзыве.

В приказе обычно указывается, когда будут предоставлены неотгулянные дни работнику. На основании этого распоряжения оформляется внесение изменений в форму Т-7.

Пример заполнения графика при этом выглядит так:

Выводы

График Т-7 утверждается руководителем и действует весь год, на который он составлен. Однако непредвиденные ситуации могут послужить причиной изменения дат ухода в отпуск.

Внесение изменений возможно на основании приказа директора. Для этого в утвержденном бланке заполняются графы с 8-й по 10-ю, где показывается документ основания для корректировки, новые даты отдыха, а также поясняющая информация.

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:

Источник: https://buhland.ru/izmenenie-grafika-otpuskov/

Как внести изменения в график отпусков при приеме нового сотрудника 2020: образец дополнения к форме Т-7 для вновь принятых работников

График отпусков — это локальный акт, предусматривающий последовательность отдыха персонала в течение года. Ст.123 ТК РФ устанавливает, что данное расписание обязательно для обеих сторон трудовых отношений.

Составляется график заранее — за 2 недели до следующего года. Возникает резонный вопрос, нужно ли включать вновь принятых работников в данный документ, как им предоставлять отпуск?

Нужно ли включать?

Четкого однозначного ответа на вопрос относительно необходимости включения вновь принятых сотрудников в график отпусков на текущий год нет.

Кадровые специалисты разделились в своем мнении относительно необходимости отражения данных по трудоустроенным сотрудникам в графике отпусков.

На практике применяют один из следующих способов:

1. Не отражают данные по трудоустроенным в течение года лицам в графике и предоставляют отпуск по заявлению сотрудника.
2. Вносят изменения в существующий график путем заполнения дополнительных строк для новых работников с последующей стандартной процедурой утверждения и ознакомления.
3. Составляют дополнение к текущему расписанию, где показывают данные только по отпуску вновь принятого на работу.

Корректировки не нужны

Много сторонников у первого способа. Опираются в этом случае на ст.122 ТК РФ, где говорится, что право на отдых за первый год появляется через 6 месяцев работы, а уход в отпуск за второй и последующий годы регулируется очередностью предоставления отпусков, то есть в соответствии с графиком.

То есть в данной статье нет указания на то, что за первый год отдыхать работник должен по графику. Поэтому включать вновь принятых сотрудников в него не нужно и следует оформлять отпускное время по заявлению.

Изменения обязательны

Еще больше кадровиков придерживаются последнего мнения, что данные по трудоустроенным в текущем году все-таки нужно заносить в график, ссылаются при том на ст.123 ТК РФ.

Если четко следовать ТК РФ, то более правильный вариант будет последний.

Закон требует, чтобы работники отправлялись отдыхать в течение года четко по графику. Для вновь трудоустроенных право на отдых появляется через полгода работы.

Если этот момент наступил в году трудоустройства, то возникает вопрос, как ему уйти в ежегодный оплачиваемый отпуск, на каком основании?

ТК РФ позволяет предоставлять отдых по заявлению, однако где гарантия, что работодатель не откажет просьбе работника?

Важно! Отпуск не по графику возможно только с согласия работодателя, кроме случаев обязательного предоставления, предусмотренных ст.122 ТК РФ и федеральными законами.

Получается, если начальство против, то сотруднику придется ждать следующего года, когда его очередной отпуск попадет в график.

С точки зрения закона правильнее будет закрепить законное право нового лица на отдых по истечение полугода в графике. В этом случае он спокойно сможет уйти отдыхать в заранее оговоренное с работодателем время.

Включение вновь принятых на работу сотрудников в график не запрещено законом, исключает потенциальные споры между работником и руководством компании, а также предотвратит возможные проблемы с контролирующими органами.

Опять же вносить изменения в текущий утвержденный график или составлять дополнение к нему целесообразно только для лиц, принятых на работу в первую половину года. Именно в этом случае может возникнуть случай запроса отпуска со стороны сотрудника по истечение полугода работы.

Никаких спорных моментов в данном случае не возникает, и необходимость вносить таких лиц в график не имеет смысла, это только добавит работы кадровику.

Как внести изменения при приеме работников?

Наиболее правильный способ внесения изменений в график для вновь принятых работников — это создание нового дополнительного документа по той же форме Т-7 (или самостоятельно разработанной), где будут отражены сведения только по принятым сотрудникам.

Для составления дополнения берется форма графика, которая была использована для составления годового документа, обычно это типовая форма Т-7, но по желанию бланк можно разработать свой.

В дополнительном документе отражается:

• номер — следующий по порядку;
• дата — текущая дата составления;
• должность нового сотрудника, его ФИО, табельный номер;
• количество отпускных дней, которые планируется предоставить;
• дата первого дня отдыха;
• в последней графе приводится пояснение, что данный сотрудник принят на работу определенным числом, в связи с чем и создается данное дополнение.

Важно! Составленный дополнительный график подписывается у начальника отдела кадров, согласовывается с мнением профсоюза, если таковой есть, подается на утверждение директором.

Последний ставит свою утверждающую визу в правом верхнем углу, при необходимости может быть составлен приказ об утверждении, если такая практика заведена на предприятии.

Последний этапом выступает личное ознакомления нового работника с дополнением, свое согласие с установленными для него датами ежегодного отпуска он закрепляет подписью в листе ознакомления.

Также о правилах внесения изменений в график отпусков читайте в этой статье.

Образец дополнения для вновь принятых лиц

Ниже приведен пример того, как можно внести изменения в график при приеме нового сотрудника на работу. Для оформления использована стандартная унифицированная форма Т-7.

Образец дополнения при приеме нового человека в компанию:

График отпусков для новых сотрудников: нужно ли вносить изменение, внесение при приеме работников, образец дополнения для вновь принятых

Право на отдых у новых сотрудников появляется через 6 отработанных месяца. По согласованию сторон пойти в отпуск работник может и раньше, как за отработанное время, так и авансом.

Если ежегодный отдых нового сотрудника организации планируется в текущем году, нужно ли сведения о нем вносить в график Т-7?

Нужно ли вносить вновь принятых работников?

График отпуска – это документ, в котором распределяются ежегодные отпуска персонала организации. Работодатель планирует и утверждает его заранее – не позднее, чем за 2 недели до начала года.

Сотрудники, принятые в течение следующего года, также могут пойти отдохнуть.

Каждый отработанный месяц дает им право на минимум 2.33 отпускных днях, а право на отпуск по закону появляется по истечении полугода работы.

Согласно ТК РФ, ежегодные отпуска должны предоставляться персоналу в соответствии с графиком.

Данный документ могут не составлять только микропредприятия, для других это обязанность.

Распространяется ли данная обязанность на включение сведения об отпусках вновь принятых сотрудников? Обязательно ли их также вносить в утвержденный график?

Однозначно ответа ТК РФ не содержит.

Возможно развитие ситуации по одному из следующих сценариев:

1. Не вносятся изменения в график, а отпуск предоставляется по заявлению вновь принятого на работу.
2. Изменяется текущий график на основании приказа руководителя.
3. Составляется дополнение к утвержденному графику, в котором отражаются сведения по новому сотруднику.

Так как трудовое законодательство четко не регулирует этот вопрос, работодатель может выбрать любой из указанных способов, так как ни один из них не нарушает ТК РФ.

Правила изменения графика отпусков.

Предоставление по заявлению

Первый способ отправить вновь принятого человека в ежегодный отпуск – это предоставить ему отдых на основании его заявления.

Работник может попросить отпуск за первый рабочий год через полгода работы, согласно ст.122 ТК РФ, продолжительность и сроки согласовываются с работодателем.

Если человеку срочно нужен отдых в более ранние сроки, то это возможно при согласии директора. Отпускное время может быть предоставлено авансом с последующей отработкой.

Положения трудового законодательства при этом способе предоставления отпускного времени не нарушаются, так как в ст.122 ТК РФ сказано, что за первый рабочий год работник может взять отпуск через полгода, а за второй и последующий – в соответствии с очередностью, установленной в графике.

Логично, что за первый год отдых работник может попросить на основании заявления, а не в соответствии с графиком.

Именно этот способ наиболее популярен у кадровиков.

Как внести изменения в форму Т-7?

Некоторые организации для вновь принятых на работу сотрудников отпуска за первый рабочий год планируют в графике, внося в него изменения.

Ссылаются при этом на ст.123 ТК РФ, где говорится, что очередность предоставления должна быть определена в графике, который обязателен к исполнению.

Некоторые кадровики считают, что если в графике не установлены даты отдыха сотрудника, то ему можно отказать в предоставлении отпуска.

Вопрос о предоставлении на основании заявления решается по согласованию сторон, то есть теоретически работодатель может отказать в удовлетворении просьбы в заявлении, несмотря на то, что право на отдых у вновь принятых появляется через полгода работы.

Чтобы исключить спорные ситуации, работодатель может по факту приема на работу сотрудника закрепить сроки его отпуска в текущем утвержденном графике.

Для этого составляется приказ и вносятся изменения в форму Т-7. Такое действие не нарушает закон и гарантирует для работника отдых в обозначенные сроки.

Для работодателя это также удобно, так как позволит планировать грамотно рабочий процесс.

Вносить в график новых сотрудников нужно в том случае, если они приняты на работу в первой половине года, именно тогда по закону у них появляется право на отдых через полгода.

Если человек устроен во второй половине года, то запросить отпуск он может только в следующем году, спорных ситуаций при этом не возникает.

Наиболее правильный способ изменения график для внесения данных об отдыха нового работника – это составить отдельный документ в виде дополнения.

Оформляется дополнение по той же форме Т-7. Единственное отличие – это пометка о том, что документ дополнительный к основному. Ссылка на основной график дается в верхней части дополнения.

В дополнительном графике указываются сведения об отпуске тех сотрудников, которые приняты на работу в текущем году.

Составленное дополнение также проходит все процедуры согласования и утверждения. Виза руководителя обязательно ставится в правом верхнем углу.

Только после этого он считается введенным в действия и обязательным к исполнению.

Образец дополнения

Дополнение к графику отпусков при приеме новых сотрудников можно оформить по такому образцу:

Как правильно внести изменения в график отпусков? Порядок оформления и образец приказа

Трудовой кодекс закрепляет за каждым работодателем обязанность по утверждению графика ухода в отпуск сотрудников на следующий календарный год.

Внесение изменений в график отпусков допускается действующим законодательством. Инициатива о внесении правок может исходить как от работодателя, так и от сотрудника.

Может ли работодатель менять график отпусков

Согласно ст. 123 Трудового кодекса, график отпусков является обязательным документом в кадровом делопроизводстве, который ежегодно утверждается руководством организации. Данный документ имеет следующие особенности:

1. При его подготовке необходимо учесть мнение профсоюзной организации, если такая действует в организации (если профсоюз не создан, то график утверждается руководством).
2. График отпусков должен быть утвержден не позднее, чем за 2 недели до года ухода сотрудников в отпуск. Так, график отпусков на 2020 год подлежит утверждению не позднее 17 декабря 2019 года.
3. После утверждения графика работодатель и сотрудники обязаны его придерживаться.
4. В процессе формирования графика отпусков нельзя не учитывать, что некоторые категории работников имеют преимущества при выборе времени отпуска.

Сама процедура утверждения графика отпусков никак законодательно не прописана. Это можно сделать двумя способами: через издание отдельного приказа об утверждении документа либо через подписание руководством отдельного грифа по утверждению графика в самой форме документа (он есть в форме Т-7).

График отпусков составляется в свободной форме, но чаще всего применяется бланк по форме Т-7, утвержденный постановлением Росстата от 2004 года №1.

Использование этой стандартизированной формы графика хотя и необязательно для всех компаний, но предпочтительно, так как в ней уже предусмотрены все требуемые нормами трудового права аспекты.

Так как график отпусков утверждается заблаговременно, зачастую в нем нет возможности предусмотреть особые обстоятельства, которые могут потребовать переноса срока отпусков. Например, служебную необходимость, увольнение или болезнь сотрудника. Таким образом, изменение графика отпусков допускается и не запрещено законодательно.

Необходимость внесения изменений в график отпусков вызвана следующими причинами:

• неактуальная информация в графике может повлечь за собой привлечение работодателя к ответственности за непредоставление отпуска в положенные сроки;
• незапланированное отсутствие работника на своем месте может отрицательно повлиять на производственный процесс;
• несогласованный отпуск может негативно сказаться на работе бухгалтерии.

По каким основаниям можно переносить отдых

Основаниями для переноса отпуска сотрудника по инициативе работодателя могут стать:

1. Важное задание, которое может выполнить только конкретный работник.
2. Срочная командировка по производственной необходимости.
3. Внедрение в компании инновационных методов работы, установка нового оборудования, замена ПО.
4. Прохождение компанией реорганизационных процедур: по слиянию, поглощению, сокращению штата и пр.
5. Внеплановые проверки деятельности компании контролирующими инстанциями.
6. Болезнь руководителя, должностные обязанности которого допускается переложить на ограниченное число лиц.

В любом случае нужно учитывать, что для изменения времени выхода в отпуск конкретного работника требуется получение его согласия на это. Данное правило указано в ст. 124, 125 ТК.

Если изменение графика происходит по инициативе работодателя (если он намерен досрочно вызвать сотрудника из отпуска), то он должен издать приказ об отзыве из отпуска.

Веские причины для изменения графика отпусков могут возникнуть также и у самого сотрудника. В их числе могут значиться семейные, личные или финансовые обстоятельства (в частности, выход в декретный отпуск, предстоящее увольнение, необходимость переноса отпуска для того, чтобы он совпал с периодом отдыха супруга).

Руководство компании может самостоятельно сделать вывод относительно того, насколько основания для переноса отпуска являются значимыми и весомыми. Отказ работодателя в переносе времени отпуска является законным.

Тогда сотрудник должен уйти в отпуск по графику, и тот не подлежит изменению.

Стоит учитывать, что некоторые категории работников могут взять отпуск в любое удобное для них время и работодатель не вправе им отказать.

Речь идет о следующих категориях работников:

• несовершеннолетних работниках;
• совместителях;
• сотрудницах перед декретным отпуском;
• мужьях женщин, находящихся в отпуске по уходу за ребенком;
• имеющих двух и более детей в возрасте до 12 лет;
• отдельных категориях чернобыльцев;
• почетных донорах;
• супругах военнослужащих;
• усыновивших младенца до 3 месяцев;
• иных категориях по ст. 322 Трудового кодекса.

Как правильно внести изменения

В действующем приказе не содержатся нормы, которые указывают на необходимость внесения изменений и дополнений к графику отпусков. Модифицирование графика отпусков допускается двумя основными способами:

1. Путем оформления дополнительного соглашения к действующему графику отпусков.
2. Путем внесения изменений в существующий график отпусков.

Первый вариант обычно используется при принятии на работу нового сотрудника в течение календарного года, а второй – при переносе запланированной даты отдыха сотрудника.

Сроки внесения изменений в график отпусков нигде не прописаны. Но очевидно, что соответствующие правки должны вноситься в график в течение календарного года, в который действует такой график, и не позднее выхода сотрудников в отпуск.

Если в течение года в компании появляются новые лица, то работодателю совсем необязательно изменять действующий график. Ведь сотрудники могут уйти в отпуск не по графику, а на основании письменного заявления на отпуск.

Но если работодатель решить письменно зафиксировать отпуск таких сотрудников, то целесообразно утверждение нового графика в качестве дополнения к существующему. График будет составляться по общим правилам, но в графе с примечаниями нужно будет прописать дату выхода нового работника на работу.

В случае изменения даты предполагаемого начала отпуска сотрудника (на примере унифицированной формы графика Т-7) правки в график вносятся следующим образом:

1. Графа 6 с плановой датой ухода в отпуск остается неизменной.
2. Графы 8, 9, 10 заполняются следующим образом: в графе «8» указываются документы, которые стали основанием для переноса отпуска; в графе «9» – дата начала отпуска, «10» – основание для переноса отпуска сотрудника (например, работник является чернобыльцем, матерью-одиночкой с детьми до 12 лет или внешним совместителем).

В качестве  документов, которые стали основанием для изменения графика, могут выступать:

• письменное заявление работника о переносе запланированной по графику отпусков даты;
• справка совместителя с основного места работы с указанием новой даты начала отпуска;
• приказ о предоставлении отпуска с последующим увольнением;
• заявление на декретный отпуск от работницы (тогда работодатель должен дать ей отпуск до декрета или после него) и пр.

Если сроки отпуска переносятся на период нахождения сотрудника на больничном, то внесение изменений в график не требуется (только когда дата начала отпуска не переносится).

Когда работодатель не использует в своей работе форму графика Т-7, а пользуется собственной утвержденной формой, то правки вносятся им по аналогичной схеме с указанием новой даты отпуска, документа-основания для переноса отпуска и указанием категории сотрудника, дающую ему право на перенос даты отпуска.

Приказ

В случае переноса периода отпуска изменение даты выхода в отпуск должно быть оформлено соответствующим приказом с указанием причин, которые послужили основанием для этого. С данным приказом в обязательном порядке нужно ознакомить под подпись всех лиц, указанных в нем.

Работодателю стоит получить письменное подтверждение того факта, что сотрудник согласен на перенос отпуска.

В качестве письменных доказательств может выступать больничный лист, приказ с подписью сотрудника и указанием на его согласие на перенос и пр.

Обязательное оформление приказа об утверждении измененного графика отпусков нигде не прописано. Но если приказной порядок принят сложившейся в компании системой документооборота, то его подготовка возможна.

В приказе следует отобразить следующие аспекты:

1. Наименование компании-работодателя.
2. Название документа, который оформляется («Приказ»).
3. Дата и место подготовки приказа.
4. Порядковый номер документа (по внутренней системе нумерации).
5. Причина издания приказа (для внесения изменений в утвержденный график отпусков).
6. Основная часть с сущностью волеизъявления руководителя (например, решение отозвать сотрудников из отпуска досрочно).
7. Подписи руководителя и лиц, которые перечислены в приказе.

Образец

Образец приказа об изменении графика отпусков можно скачать по ссылке.

Таким образом, в действующем законодательстве не содержатся нормы, которые бы регламентировали правила и порядок внесения изменений в утвержденный график отпусков.

Это можно сделать путем дополнения существующего графика либо корректировки указанных здесь сведений. Изменения в график вносятся при возникновении объективных обстоятельств, которые делают невозможным уход сотрудника в отпуск по графику.

Загрузка…

Источник: https://pravo.team/trudovoe/otpusk/izmenenia-v-grafik.html

График отпусков на 2020 год: особенности составления, форма

Составление графика отпусков — обязанность всех работодателей, независимо от численности сотрудников в компании.

Этот документ регламентирует очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году и содержит сведения о времени распределения отдыха сотрудников (ст. 123 ТК РФ).

При его составлении учитываются пожелания сотрудников и особенности рабочего процесса. Успеть составить график отпусков работодатели должны к 17 декабря.

Особенности составления графика отпусков

Процедура составления графика отпусков может быть установлена в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка или других локальных нормативных актах. Причем Роструд считает, что график отпусков в каждом структурном подразделении может быть свой.

Особенно это актуально для больших компаний, в которых работают сотни или тысячи сотрудников.

В этом случае подготовкой проектов графиков занимаются руководители подразделений, а затем передают документ кадровикам, которые со своей стороны формируют сводный единый график отпусков.   

По принятому правилу в графике отпусков должна содержаться информация о времени и продолжительности отпуска каждого сотрудника, работающего по трудовому договору.

Как правило, продолжительность отпуска зависит от количества дней отпуска, на которые сотрудник имеет право, и от количества дней неиспользованного отпуска по состоянию на 1 января 2020 года.

При составлении графика отпусков не стоит забывать о новичках, которые на начало календарного года не отработали шести месяцев.

Поэтому при составлении графика важно учесть, чтобы новички до конца 2019 года смогли воспользоваться положенными днями отдыха.

Продолжительность основного ежегодного отпуска для разных категорий работников

Есть несколько категорий работников, которые «выбиваются» из общего правила составления графика отпусков:

1. Сотрудники, которые вправе претендовать на оплачиваемый отпуск по заявлению до истечения шести месяцев непрерывной работы.

Такие сотрудники указаны в ст. 122 ТК РФ:

• женщины — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
• работники моложе 18 лет;
• работники, усыновившие ребенка в возрасте до 3-х месяцев.

Согласно ст. 123 ТК РФ, по желанию сотрудника ежегодный отпуск ему может быть предоставлен в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам, независимо от времени его непрерывной работы у работодателя.

2. Совместители.

Согласно ст. 286 ТК РФ отпуск совместителей предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом.

Чтобы учесть эту категорию сотрудников в графике отпусков, запросите у них сведения о периоде отпуска по основному месту работы.

3. Многодетные сотрудники с детьми до 12 лет.

Федеральный закон от 11.10.2018 № 360-ФЗ дополнил Трудовой кодекс ст. 262.2. Теперь работодателям нужно учитывать, что родители 3-х и более детей в возрасте до 12 лет имеют право брать ежегодный оплачиваемый отпуск по своему желанию в удобное для них время.

В Письме Минтруда РФ от 20.11.2018 N 14-2/ООГ-9166 уточняется, что возраст детей рассчитывается на год предоставления отпуска. Это значит, что если на начало года предоставления отпуска многодетный сотрудник имел право использовать отпуск в удобное время, то это право за ним сохраняется даже в том случае, если на момент начала отпуска старшему ребенку уже исполнится 12 лет.

Автоматическое начисление зарплаты по каждому сотруднику — лишь подтвердите суммы. Расчет больничных и отпусков за несколько минут.

Попробовать

В обзоре актуальных вопросов за февраль 2019 года Роструд рассмотрел вопрос о том, может ли работник, имеющий троих детей в возрасте до 12 лет, брать отпуск в удобное время частями.

При этом одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

4. Ветераны, работники, награжденные нагрудным знаком «Почетный донор России», сотрудники, воспитывающие ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, супруги военнослужащих.

Все эти категории работников имеют право уйти в оплачиваемый отпуск в удобное для них время.

Как указывать дату начала отдыха в графике отпусков

Роструд считает, что указание в графике только месяца отпуска, без точных дат начала и окончания отдыха, неправомерно.

Эксперты рекомендуют вносить в форму для графика отпусков конкретные даты, чтобы избежать разногласий с работниками.

О праве переноса отпуска на следующий год

Вполне возможно, что при составлении графика отпусков на 2020 год какой-то работник направит к вам заявление с просьбой не предоставлять ему отпуск в следующем году, а перенести его на 2021 год. На эту просьбу нужно ответить отказом. Так советуют поступить эксперты Роструда.

Они ссылаются на то, что ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться каждый год. А если перенос и допускается, что только в исключительных ситуациях (ст. 124 ТК РФ), к которым относятся, например, производственная необходимость и временная нетрудоспособность работника.

Форма для графика отпусков

При оформлении графика отпусков можно использовать форму Т-7 (Постановление Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26). На этапе планирования отпусков следует заполнить графы с 1 по 6.

В графу 6 вносится дата начала отпуска сотрудников, в том числе тех, кто вправе брать отпуск в любое удобное для них время.

Графы 7, 8 и 9 не заполняются. Данные в них носится от руки в течение года, по мере ухода работников в отпуск.

Роструд рекомендует внести в форму дополнительную графу «с графиком ознакомлен» или составить лист ознакомления, который будет являться приложением к графику отпусков. Не стоит забывать о том, что согласно ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска каждый работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала. 

До момента утверждения график отпусков является всего лишь проектом. После того, как его завизировали руководитель кадровой службы и руководители структурных подразделений, документ направляется в профсоюзную организацию (ст.

372 ТК РФ). Его подтверждение выражается в формате выписки из протокола заседания профсоюзного комитета. Но сегодня профсоюз есть далеко не в каждой компании. Тогда в форме в строке грифа согласования нужно об этом сделать пометку.

С утвержденным графиком отпусков сотрудников необходимо ознакомить под роспись. Документ следует:

• хранить в бухгалтерии и отделе кадров;
• вывесить в удобном месте для ознакомления;
• выслать в структурные подразделения компании (копии графика).

Если работодатель предупредил работника о наступлении отпуска позднее, чем за две недели до его начала, работник имеет право подать письменное заявление с требованием о переносе отпуска на другой согласованный срок. При этом он может не писать заявление на имя работодателя о предоставлении ему отпуска, если использует его в соответствии с графиком.

Есть несколько случаев, когда работник обязан подавать заявление о предоставлении отпуска:

• отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы у работодателя;
• отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы на основании соглашения с работодателем;
• работник относится к одной из категорий, которым работодатель обязан предоставлять отпуск в удобное время.

Изменение графика отпусков

Поскольку график отпусков относится к обязательным документам не только для работодателя, но и для работника, то в случае внесения в него изменений требуется соглашение сторон. 

Чтобы в форме Т-7 зафиксировать перенос отпусков в текущем календарном году, используются графы 7-9.

Графу 10 («примечания») следует использовать в следующих случаях: 

• когда отпуск или его части переносятся согласно причине, обозначенной в ч. 3 ст. 124 ТК РФ – предоставление отпуска может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации;
• когда отпуск или его части переносятся по причине, указанной в ч. 2 ст. 125 ТК РФ – отзыв из отпуска и перенос отпуска на следующий календарный год.

Как правило, в течение года в компании появляются новые сотрудники. В связи с этим нередко возникает вопрос: что делать, если человек поступил на работу уже после утверждения графика отпусков? Роструд опирается в этом вопросе на правоприменительную практику и приводит на своем официальном сайте два варианта:

• внести изменения в сводный график отпусков;
• составить дополнительный график и приобщить его к сводному.

Штраф за отсутствие графика отпусков

Отсутствие графика отпусков является административным правонарушением, за совершение которого предусмотрены меры ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ) – предупреждение или наложение административного штрафа:

• на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
• на предпринимателей — от 1 000 до 5 000 руб.;
• на юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Источник: https://kontur.ru/articles/5323